Первичная бухгалтерская отчетность. Первичная бухгалтерская документация на предприятии: виды и основные понятия. Исправление бухгалтерских документов

Первичные документы необходимы для подтверждения осуществления хозяйственных операций. По сути, это источник данных для ведения бухучета в компании. Наличие и корректное оформление первички – это залог успешного прохождения налоговых проверок, аудита и верного отражения оборотов на счетах бухгалтерского учета, а соответственно и точного .

Требования, которым должны соответствовать первичные документы, изложены в статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Согласно ей обязательными являются следующие реквизиты:

название документа
дата составления
наименование предприятия или ИП
описание, отражающее суть хозяйственной операции
денежное и/или натуральное значение хозяйственной операции
единицы измерения
с расшифровкой и указанием должностей

Чаще всего, документу присваивается номер, во многих бланках его проставление обязательно. Нумерация, как правило, ведется с начала года.

Отметим, что необходимость оформления тех или иных бланков зависит от специфики деятельности, формы налогообложения и особенностей учетной политики конкретной организации.

Оформление первички

Документальное оформление фактов хозяйственной деятельности происходит в момент их совершения или сразу по окончании на бумажном и/или электронном носителе. Бланки документов фирма может разработать самостоятельно, за исключением государственных организаций, которые обязаны использовать законодательно утвержденные бланки. Важно помнить, что унифицированные документы, применение которых предусмотрено законодательно, обязательны к заполнению.

В случае необходимости внести правки, их нужно заверить подписью ответственного лица, также нужно указать дату. Есть документы, внесение исправлений в которые законодательно запрещено.

Разного назначения отличаются, чаще всего он составляет не менее пяти лет. Большинство документов, касающихся заработной платы, хранятся до 75 лет.

Первичные документы по месту своего формирования делятся на внешние и внутренние, а по назначению – на распорядительные и оправдательные. Примером распорядительного документа является . Оправдательный документ подтверждает конкретную операцию, пример – акт приемки выполненных работ. Существуют документы, сочетающие в себе и распорядительные и оправдательные свойства, т.е. комбинированные, примером является справка-расчет отпускных.

Документы по учету ОС и ТМЦ

Товарная накладная (ТН) – документ, фиксирующий продажу или отпуск . Продавец составляет два бланка ТН, один оставляет себе в качестве основания для списания, а другой передает покупателю, которому данный бланк дает право на принятие ТМЦ к учету.

Унифицированная форма ТН – ТОРГ-12. Правый верхний угол содержит коды статистики. Если отгрузка происходит из филиала, его адрес должен быть указан в графе «фактический адрес». Также в ТН прописываются все сведения о товаре – название, артикулы, код товара, форма упаковки, количество мест в партии, единица измерения и ее код, масса в одном месте и общая, масса нетто и брутто, цена и общая стоимость. Если ТМЦ , он также должен быть отражен в ТН. В ТН есть графы с итогами по столбцам, где это необходимо. Фиксируется число листов ТН, если их несколько. В нижней части необходимо вписать данные ответственных лиц.

Оформление операций в учете ОС

Оформление операций в учете материалов

Документы по учету услуг

Оформляется актом, который может называться по-разному – оказанных услуг, выполненных работ, приема-сдачи работ; важно, чтобы соответствующая формулировка была прописана в договоре на эти услуги. Один экземпляр бланка получает заказчик, а другой остается у исполнителя. Унифицированного бланка акта не существует.

В акте, помимо других обязательных реквизитов, обязательно должен быть зафиксирован период, за который были оказаны услуги, в случае, если они оказываются с определенной периодичностью. Пример записи: «Оказание услуг по уборке помещения за январь 2018 года».

Кассовые документы

Документы по учету банковских операций

Документы по заработной плате

Основные документы, служащие основанием для расчета оплаты труда, перечислены ниже:

Документы по учету налогов и сборов

Большинство описанных выше документов являются первичными для налогового учета. Например, суммы по актам оказанных услуг и товарным накладным входят в расчет налога на прибыль, а на основании документов по оплате труда рассчитывается и взносы в фонды.

Отдельно хотелось бы сказать о счет-фактуре. Это форма, которая служит для расчета НДС. Критичным является корректность и полнота заполнения всех реквизитов данного документа, в противном случае налоговые органы могут отказать в принятии суммы к вычету. Важная деталь – если отгрузку делает филиал, необходимо указывать именно его КПП, а не головной организации. Один экземпляр документа остается у исполнителя (продавца), второй хранится у покупателя.

Внимание к оформлению первичных бухгалтерских документов – залог корректного формирования бухгалтерских регистров.

Бухгалтерские регистры

Регистры бухгалтерского учета – это средства систематизации и упорядочивания данных о хозяйственной деятельности компании, полученных из первичных документов. Требования к регистрам регламентированы статьей 10 ФЗ №402. Предприятие может утверждать самостоятельно, какие виды регистров применять. Ведение может осуществляться на бумажном носителе или электронном с применением электронной подписи. Эти сведения фиксируются в учетной политике.

Примеры учетных регистров — главная книга, реестр выданных счет-фактур и т.п.

В регистрах указываются следующие реквизиты:

название регистра
период
наименование организации
хронологическая и/или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (даты, названия статей затрат, подразделения и т.п.)
единицы измерения
подпись ответственного лица/лиц и их должности

Существует несколько классификаций бухгалтерских регистров:

По характеру записей:

Хронологические – данные отражаются по мере совершения хозяйственных операций (пример – реестры).
Систематические – сведения группируются на основании отнесения к конкретным счетам бухгалтерского учета (анализ субконто).
Комбинированные – запись ведется на основании систематического принципа в хронологическом порядке, объединяя первые два пункта (пример — главная книга).

По внешнему виду:

Книги.
Свободные листы.
Карточки.

По характеру обобщения данных:

Синтетические – указывается только дата и сумма (пример – карточка счета).
Аналитические – группируют информацию по различным параметрам (пример – анализ счета по субконто).

Применяя разные типы регистров, можно оценить , делать планы и прогнозы.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета , которые составляют основу для формирования отчетности. Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой . Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:

№ 1 от 05.01.2004;
№ 71-а от 30 октября 1997;
№ 88 от 18 августа 1998;
№ 132 от 25 декабря 1998;
№ 100 от 11 ноября 1999;
№ 7 от 21 января.2003.

Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями, ко второй группе причисляются авансовые отчеты, накладные и кассовые ордера.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

распорядительный тип (доверенность, приказ);
исполнительные (акт);
бухгалтерского оформления (талоны, справки).

Виды первичных документов по критерию объема содержащихся в них сведений подразделяются на сводные первичные и простые первичные.

Что относится к первичной бухгалтерской документации?

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:

Форма ОС-1 , представляющая собой Акт приемки-передачи.
Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений.
Форма ОС-4 , без которой невозможно показать списание актива.
Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:

в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1 ;
обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2 ;
трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3 ;
первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6 ;
при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:

бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
лицевых счетов (бланк документа Т-54).

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:

Форма КО-1 , именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
Форма КО-2 , представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
Форма КО-3 , в которой регистрируются приходная и расходная документация.
Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).

К первичной документации можно отнести договоры, накладные, счета, акты, доверенности, товарные чеки, лимитно-заборные карты (бланки форм М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура , вопреки распространенному мнению, не относится к разряду первичных документов – такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/392, датированном 25 июня 2007 г.

Первичные бухгалтерские документы – перечень обязательных реквизитов

В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты:

полное наименование документа;
дата оформления специалистом;
сведения о фирме, создающей данный документ;
первичка должна отражать суть содержания произведенной операции;
измерители натуральной и денежной разновидности для оценки события в хозяйственной жизни организации;
все первичные учетные документы имеют числовые характеристики для товарной продукции;
информация о том, кто из сотрудников компании составил документ, кто несет ответственность за достоверность указанных в нем данных;
первичные учетные документов бухгалтерского учета, перечень которых используется в компании, в обязательном порядке должны подписывать ответственные лица.

Важная особенность – если бланк документа заполняется в электронном формате, он подкрепляется электронной подписью должностных лиц, за которыми закреплена обязанность ведения первички. Все первичные документы бухгалтерского учета, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании, обладают юридической силой.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Учетные документы бывают внешними и внутренними

Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить , платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

распорядительные;
оправдательные (исполнительные);
комбинированные;
бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

предварительная работа перед составлением первичных документов;
составление первичных документов;
утверждение первичных документов;
работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на .

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах : корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

Например, если вместо 100 руб. отражено 200 руб., то следует зачеркнуть 200 руб. и написать сверху "100 руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 200 руб. и сверху написано 100 руб., исправленному верить (дата, подпись)".

На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 100 руб.

Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.

Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.

Документация, значение первичных документов

Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Виды бухгалтерских документов

Порядок оформления, приёма, проверки, обработки и хранения документов

Организация документооборота

Документация, значение первичных документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учёта нужно прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Для этого применяется первый элемент метода бухгалтерского учёта документация. Документация - способ первичного отражения объектов бухгалтерского учёта, позволяющий осуществить за ними сплошное и непрерывное наблюдение.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Министерства финансов РФ №34-н от 29.07.1998г.), «все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которой ведётся бухгалтерский учёт.»

Документ в переводе с латинского documentum означает свидетельство, доказательство.

Первичный учётный документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции или право на их совершение.

Первичный бухгалтерский учёт – это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранение информации о хозяйственной деятельности.

Значение первичных учётных документов в финансово-хозяйственной деятельности предприятия:

Документы служат основанием и подтверждением правильности учётных данных.

Они используются для оперативного руководства и управления.

На основании документов ведется наблюдение за объектами учёта.

Документы имеют правовое значение. Они используются в качестве доказательства при спорах в суде.

Документы имеют контрольное значение.

Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Реквизит в переводе с латинского requisitum означает требуемое, нужное.

Реквизиты – показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отражённую в документе.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Согласно пункта 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

1)наименование документа;

2)дата составления документа;

3)наименование организации;

5)величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием едениц измерения;

6)наименование должностей лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни;

7)личные подписи указанных лиц с указанием фамилий и инициалов.

Дополнительные реквизиты законодательно не утверждены. Их вносит само предприятие по своему желанию во все документы, кроме документов по первичному учёту денежных средств. К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, фамилия сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

До ввода в действие нового ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. (начало действия данного закона 01.01.2013г.) большое внимание уделялось унификации и стандартизации первичных учётных документов. Документы принимались к учёту, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Данные альбомы разрабатывал Госкомстат России (ныне Росстат) по согласованию с Минфином России. Было утверждено около 250 унифицированных форм документов.

Унифицированные документы – это типовые документы, предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и отраслевой принадлежности.

Кроме того, отраслевые министерства для предприятий своей отрасли разрабатывали также унифицированные документы. Например, Министерство сельского хозяйство России разрабатывало унифицированные документы по учёту сельскохозяйственной продукции, животных, земельных угодий и т.д.

Стандартизация документов – это установление одинаковых стандартных размеров для типовых документов. Это делалось для сокращения расхода бумаги, упрощения обработки и хранения документов.

С вводом в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. с предприятий снимается обязанность использовать унифицированные документы, разработанные Госкомстатом и отраслевыми министерствами. Согласно пункта 4 статьи 9 данного закона, формы первичных документов утверждает руководитель предприятия по представлению главного бухгалтера (или лица на которого возложено ведение бухгалтерского учёта). Бухгалтер при разработке форм документов, должен включать в них все обязательные реквизиты и делать компактными. Главные бухгалтеры, как правило, представляют на утверждение унифицированные формы документов.

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета. Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы. Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи , накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях , кассовых ордерах , банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам .

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете. Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов . Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов. То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

наименование и дата составления бланка;
реквизиты хозяйственного субъекта;
содержание операции и ее характеристики в денежном и количественном выражении;
подписи ответственных лиц.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико. Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы. На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика. Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом , иные кассовые и банковские документы. Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

прием или оформление;
обработка;
хранение;
передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы. При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы. Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)